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Grande parte do seu tempo é despendido
com reuniões, não é mesmo? Dentro da sua empresa, com outras empresas e, até mesmo, na
sua Associação da qual você é membro. Há uma frase muito usada para retratar o
resultado de uma boa porção das reuniões a que estamos obrigados a participar –
"tudo discutido, mas nada resolvido". É verdade, uma parcela ponderável de
reuniões redundam em desperdício de tempo, este precioso recurso; se calhar, o mais
escasso entre todos os recursos. Mas é possível com o uso de algumas técnicas simples
e, principalmente, com disciplina – tornar as reuniões em instrumentos proveitosos
para gestão do negócio. Se considerarmos que participar de uma reunião é investir
tempo – e que "tempo é dinheiro"–, estaremos dando um bom passo para
termos sucesso nas reuniões em que participamos.
Reuniões servem para desenvolvermos um
ou mais assuntos, através de técnicas que permitam apresentar, identificar, discutir,
avaliar, concluir e aprovar ações concretas que resolvam problemas. Porém, dependendo
da sua organização, servem também para passar o tempo ou simplesmente não fazer nada;
o que certamente, não é seu objetivo.
Para que possamos fazer valer a nossa
participação, na qualidade de membro convocado ou de coordenador da reunião, é
importante questionarmos alguns pontos fundamentais:
1 – Quem são os responsáveis pela
apresentação dos assuntos?
2 – Qual o produto esperado da
reunião e quais os recursos necessários para sua produtiva realização? Considere-se
aqui a escolha dos participantes e os materiais e equipamentos requeridos.
3 – Quem é o responsável pela
viabilização da solução do problema? Mesmo que o assunto envolva diversas pessoas, é
fundamental que se atribua a alguém, especificamente, a responsabilidade pela
realização da tarefa.
4 – Quais as diretrizes para a
elaboração do trabalho? O trabalho só deve ser iniciado quando se tem um plano
desenvolvido. A solução só deve ser colocada em prática a partir da definição de um
plano.
5 – Qual o prazo para apresentação
do resultado? Resultados só podem ser avaliados se tivermos prazos para balizá-los. O
prazo permite o monitoramento do processo e pode ser reavaliado quando necessário.
Elementos
de uma Reunião
Esses cinco pontos fundamentais funcionam na maioria das reuniões. Entretanto, é
importante que a estratégia de participação seja planejada e para isso devemos entender
o propósito de cada reunião. Uma reunião pode ser definida em termos de número de
participantes, de tópicos a serem abordados, sua freqüência, a composição do grupo de
pessoas e o que a motiva.
Participantes – Reuniões
menores têm maior tendência a produzir resultados, porque a responsabilidade das
atribuições é mais facilmente identificada. Em um grupo maior, a tarefa de definir quem
deve agir fica mais difícil, especialmente quando muito tempo e esforço são despendidos
no debate dos pontos de vista das áreas envolvidas.
Tópicos – Em uma empresa
onde as comunicações ocorrem de forma sistemática, as reuniões são planejadas
através de uma pauta elaborada e distribuída aos participantes com antecedência. Os
envolvidos têm a oportunidade de fazer comentários sobre os temas propostos com
autonomia para sugerir a retirada ou a inclusão de itens, antes da realização da
reunião. Na realidade isso não é muito comum, porque um grande número de reuniões
não apresentam pauta, enquanto noutras que as têm, os participantes as recebem quando
já estão sentados à mesa para discussão.
Freqüência – A
periodicidade de realização define o tipo de reunião, se é única ou se integra uma
série de reuniões periódicas. As reuniões periódicas têm mais chance de se tornarem
sistematizadas e organizadas, permitindo que o progresso dos resultados sejam medidos, a
contribuição dos participantes seja avaliada e qual o nível de eficácia que foi
alcançado. A experiência adquirida na organização dessas reuniões serve, também,
para orientar na realização das reuniões únicas, que são normalmente decisivas, e por
isso são tão ou mais importantes do que as periódicas.
Composição – Quem participa
das reuniões? Nas empresas menores, as reuniões periódicas admitem até a presença de
todos os funcionários, o que torna o nível de comunicação mais simples e seguro. Essa
é uma das grandes vantagens das empresas pequenas. Nas organizações maiores, a escolha
dos participantes exige o cuidado de incluir apenas as pessoas necessariamente envolvidas,
certificando-se de não excluir quem pode ser decisivo para o desenvolvimento do assunto
ou na sua implementação.
Motivação – Porque uma
reunião é convocada? A resposta identifica a relevância da reunião, facilita a sua
composição e sugere o tempo que deve ser investido na sua realização. Propósito claro
e objetivo bem definido constituem fatores fundamentais para motivar os envolvidos,
tornando a sua participação um exercício gerencial produtivo. Quando influências
pessoais, políticas ou conversas informais forem os motivos da convocação, a qualidade
da reunião fica comprometida.
Reuniões Produtivas
Reuniões são eventos importantes na
cultura das empresas; equacionam e resolvem problemas, produzem decisões que estabelecem
o direcionamento dos negócios, dão prestígio, e até servem como desculpa para algumas
pessoas, que quando não querem atender alguém, utilizam o "chavão" –
" diga que estou em reunião". A impressão e a imagem que temos de
organização são importantes e alcançam nosso moral e auto-estima. Controlar o tempo
que despendemos longe das nossas áreas de atuação, é tão importante quanto nos
empenharmos em valorizar as reuniões que participamos.
Uma reunião exige cuidados de
preparação, condução, conclusão e acompanhamento que devem ser observados em
consonância com o seu objetivo e sempre que se pretenda alcançar bons resultados.
Para se conquistar os resultados
desejados e ser um líder eficiente e respeitado, é importante ter um enfoque claro dos
objetivos da reunião, definindo em primeiro lugar se uma reunião é o melhor fórum para
se discutir o assunto. Se for, outros aspectos necessários ao gerenciamento da reunião
merecem atenção: planejamento, liderança da reunião e acompanhamento.
Planejamento – Os cuidados
desta fase determinam, em grande medida, a eficácia da reunião e implicam nas seguintes
providências:
1 – Escolha da data e horário mais
conveniente para os participantes, considerando-se a urgência dos resultados esperados e
observando-se que a definição do horário de término da reunião é tão importante
quanto ao de início, e que ambos devem ser respeitados com o maior rigor possível. Não
marque reunião ao nível gerencial nos últimos dias do mês, normalmente é época de
preparar o "fechamento do mês".
2 – Escolha e reserve o local mais
adequado ao conjunto de pessoas envolvidas. As reuniões do Departamento de Vendas
realizadas no salão de vendas são tumultuadas e podem não ser produtivas. Se for uma
reunião de âmbito nacional considere também a logística de translado e a acomodação
dos participantes.
3 – Elaboração da Pauta (relação
dos assuntos a serem abordados), com a identificação do Coordenador da reunião e dos
expositores de cada assunto.
4 – Convocação formal ou informal,
contendo os assuntos a serem abordados, com tal antecedência que permita ao convocado,
preparar-se com base nos temas relacionados ou, ainda, a serem sugeridos.
Liderança da Reunião – A
condução de uma reunião exige o emprego de algumas técnicas para se alcançar os
produtos esperados, dentro do tempo definido para sua realização, tais como:
1 – Manter o equilíbrio entre
o controle e a liberdade. Não se conduz uma reunião com "mão de ferro", mas
também não se pode deixar as intervenções fluírem sem controle; contenha as
divagações improdutivas. Objetividade é o que se deve exigir de quem se manifesta.
2 – Ter à disposição os
equipamentos, materiais e informações necessários ao desenvolvimento dos assuntos
definidos na Pauta.
3 – Ter o domínio dos assuntos e
conhecer a operacionalização dos recursos disponíveis.
4 – Ocupar posição, na sala ou à
mesa, que permita o melhor acompanhamento das atividades durante todo o transcorrer da
reunião.
5 – Definir, no início da reunião,
as responsabilidades de apoio e de registros dos debates para posterior elaboração da
respectiva Ata.
6 – Começar e terminar a reunião
nos horários previamente estabelecidos
Acompanhamento – Observar
cuidadosamente as regras do jogo normalmente levam a um bom resultado. Um bom planejamento
e um bom líder são importantes e necessários para dar sustentação à verdadeira etapa
da ação. A execução das ações definidas na reunião, dentro dos prazos e diretrizes
estabelecidos, é que estará refletindo o verdadeiro resultado, que será um sucesso,
proporcional ao empenho e dedicação dos envolvidos na realização das tarefas e do
líder no acompanhamento das mesmas.
Retorno do
Tempo Investido
A importância de uma reunião é determinada pelo seu propósito. A sua realização
exige a observação de alguns detalhes que devem ser cuidadosamente observados Sua
importância e complexidade determinam o grau de formalidade maior ou menor de algumas
etapas e providências. Os documentos utilizados para formalizar as diversas etapas de uma
reunião são a convocação, a pauta, a lista de presença e a ata. O que importa,
afinal, é que todos saiam da reunião cientes das decisões e preparados para
transformá-las em ações.
Na qualidade de membro convocado ou de
coordenador de uma reunião, transforme sua participação em um investimento de tempo com
alto retorno.
Boa reunião! |
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